Mit Portfolio können Benutzer einfach und schnell digitale Bilder, Sound-, Video- und Textdateien anzeigen, organisieren, verwalten und auswählen. Portfolio erstellt aus Fotos, Grafiken, Sound- und Videodateien einen visuellen Katalog, vergleichbar mit einem Fotoalbum. Damit wird der Organisations- und Verwaltungsaufwand beim Desktop Publishing erheblich reduziert. Bilder können ohne großen Zeitaufwand betrachtet werden, da die Anwendung, mit der das Bild erstellt wurde, nicht gestartet werden muß. Auch Macintosh-Dateien lassen sich mit Portfolio unter Windows PC Systemen sichten und umgekehrt.Mit Portfolio können mehrere Benutzer gleichzeitig Datensätze in eine Datenbank hinzufügen, abrufen und editieren. Darüber hinaus kann eine beliebige Anzahl an Katalogen zur gleichen Zeit geöffnet sein. Damit ist es möglich, im Handumdrehen Elemente aus einem Katalog in einen anderen Katalog zu kopieren. Die jeweiligen Key Words zur Beschreibung der Datei werden beibehalten. Neue Key Words wählt der Anwender aus der Master Key Word Liste aus.